Implementación de Líneas de Reportes de Irregularidades: “Una denuncia, una mejora…”

Por Martin Ghirardotti / Pablo Cesar Paladini.

RESGUARDA Línea Ética -

En la experiencia diaria del trabajo de recepción y el tratamiento de denuncias y reportes de irregularidades a través de una línea ética, observamos que en numerosas casos de denuncias, se realizan mejoras muy importantes en los procesos internos de las empresas y, en consecuencia, esto se traduce en mayor Eficiencia, identificación temprana de riesgos  y su adecuada gestión.

Por ello un canal de reportes (Línea Ética) debería estar abierto a recepcionar reportes de mejoras de procesos, ya que de esta forma se trabaja en forma preventiva y tales mejoras redundarán en mayores beneficios de eficiencia y gestión

Tal aspecto radica básicamente en que, detrás de cada denuncia se “esconde” una falla que, más allá de no ser detectada oportunamente por los controles internos de la empresa, debe ser considerada y posteriormente subsanada.

Las mejoras pueden ser de todo tipo, en el caso de denuncias de maltrato al personal, que a veces puede verse como una cuestión subjetiva o un “capricho” de ciertas personas, trae aparejados problemas de clima laboral que repercuten en la productividad del personal y que a su vez, pueden acarrear fraudes internos debido a la racionalización que el maltrato ocasiona sobre el personal afectado, generando no solo perdidas unilaterales, sino también la multiplicación del esquema por el resto de la compañía.

Problemas como los anteriores, son un llamado de atención para que el área de Recursos Humanos, analice sus procesos de toma de personal, sus procesos internos de análisis de  clima laboral, o bien la detección de políticas agresivas de resultados por parte de la empresa.

Por otra parte, también hay grandes posibilidades de mejorar los procesos de calidad de la empresa a través de los casos de reportes vinculados con problemas de producción que pueden estar íntimamente relacionados con fallas en los procesos de control y su mejora directa.

En los casos de las denuncias de fraude operativo siempre se encuentran relacionadas con debilidades de control interno que son explotadas por parte de personas que prueban los esquemas de control cíclicamente y que deben ser readaptados cada periodo.

Se deben tener en cuenta que en el 80% de los casos de fraude denunciados, con posterioridad se modifican los procesos y los controles involucrados, es decir que se mejora la estructura de control, por lo que incrementando la tendencia a la mejora de procesos, se disminuye gradualmente las posibilidades de fraude dentro de la compañía.

Particularmente, una vez detectadas las debilidades, se debe actuar y proceder a mejorar el proceso en cuestión  ya que naturalmente los fraudes vuelven a repetirse si las debilidades de control persisten. Es clave que la organización entienda estas “llamadas de atención” y fomente el uso de estas herramientas para mejorar procesos internos y a su vez el robustecimiento del sistema de control interno de la empresa.